Tidsregistrering er uundværlig, når arbejdstiden skal udnyttes mest effektivt.
Når man tidsregistrerer, giver man nemlig både sig selv og sine medarbejdere mulighed for at danne sig et overblik over forbrugt tid – og sine kunder vished for, hvor meget tid der konkret er anvendt på en given opgave.
Man opdager også, hvis man allokerer tiden forkert og kan identificere uhensigtsmæssige mønstre. Det gør det nemmere at effektivisere arbejdsgangen fremadrettet. Derudover er det som HR-afdeling enkelt at lægge vagtplaner og få et overblik over de enkelte medarbejderes timefordeling, fravær og tilstedevær.
Her får du 3 gode råd til tidsregistrering, der gør konceptet mest effektivt.
Vælg det rigtige værktøj til tidsregistrering
Der findes flere forskellige tidsregistreringsværktøjer på markedet. Nogle er ideelle til den lille selvstændige, der gerne vil kunne dokumentere sin tidsmæssige indsats for kunderne – for eksempel i forbindelse med en klippekortløsning.
Andre er oplagte til de lidt størree organisationer og virksomheder, hvor tidsregistrering primært skal bruges til at optimere interne arbejdsgange, benyttes af HR eller anvendes til skemalægning og vagtplanlægning.
Her er særligt TimePlan Software ideelt, da denne software er specielt udviklet til netop denne type virksomheder.
Sørg for at implementere tidsregistreringen hensigtsmæssigt
Vær tydelig overfor medarbejderne omkring, hvad formålet med jeres tidsregistrering er. Er det for at sikre, alle timer faktureres eller ønskes der en mere gennemtænkt ressourcefordeling internt?
Fortæl det til medarbejderne, så de ved, hvad I sammen arbejder hen mod. Det forhindrer også, at dine medarbejdere ser det som en overvågning, men nærmere som en hjælp i deres hverdag.
Inddrag også gerne medarbejderne i, hvordan I benytter dataene og vis dem resultaterne, i takt med at de kommer ind. Det vil motivere og skabe mere positivitet over for jeres tidsregistrering.
Hav faste regler for jeres tidsregistrering
For at et tidsregistreringsprogram som TimePlan Software fungerer optimalt, er det vigtigt at det bruges konsekvent. Derfor er det en god ide at implementere nogle regler på arbejdspladsen, der sikrer at alle får tidsregistreret løbende.
Gør det derfor til en rutine for alle, at der altid tidsregistreres inden medarbejderen går hjem – eller ved mere langsigtede projekter en fast ugedag. Dermed ved ledelsen eller HR-afdelingen, hvornår dataene er opdaterede og klar til eventuelt udtræk og efterfølgende analyse.
Du hjælper dine medarbejdere på vej ved at vælge et tidsregistreringssystem, der er nemt at tilgå, f.eks. via en app der er lige ved hånden. Dermed kan der også nemt tidsregistreres uden for arbejdspladsen eller i andre situationer, hvor man ikke sidder ved en pc.
